Porady jsou – často oprávněně – vnímány jako ztráta času. Mnoho zaměstnanců by si pod stromeček přálo zrušení, nebo alespoň redukci většiny porad. Nicméně porada je jako každý nástroj – může být využit či zneužit. A protože se porad v dohledné budoucnosti nejspíš nezbavíme, dovolil jsem si shrnout několik funkčních principů a pravidel, které snad pomohou lépe využít čas strávený v zasedacích místnostech.
- Smiřte se s tím, že nelze zorganizovat dokonalou poradu za účasti lidských bytostí.
- Stanovte agendu. Ano, je to klišé. Jenže spousta užitečných zásad zní jako klišé, přesto fungují.
- Znovu se na agendu podívejte a kriticky ji zrevidujte: skutečně se k tomuto bodu musíme scházet? Jaký je účel a cíl každého bodu agendy? Rozhodnutí? Brainstorming? Pokud chcete lidem přednášet to, co by si mohli přečíst, téma nepatří na poradu.
- Účastníky nominujte dle relevance k tématu: na poradě nemusí všichni sedět po celou dobu.
- Příprava je povinností: každý bod agendy musí mít garanta. Každý garant připraví podklady, které alespoň den dopředu pošle účastníkům. Každý účastník, který se chce podílet na diskusi, si musí podklady předem nastudovat.
- Rozdělte role: musí být stanoven minimálně moderátor (zodpovědný i za dodržování času) a zapisovatel.
- Začněte včas. Pokud se lidé trousí po začátku porady, nebojte se alespoň jednou být exemplárně nekompromisní: zamkněte dveře. Nebo pozdě příchozím odeberte právo diskuse.
- Prezentace každého bodu agendy je omezena na maximálně 5 slajdů shrnutí a 10 minut času: co autor chce, proč to chce a co žádá od účastníků porady (ostatní materiály jsou v „backupu“ a účastníci je mají nastudovány (viz bod 5)). Poté je čas vyhrazen otázkám a diskusi.
- Odůvodněné výjimky z tohoto pravidla (příklad: prezentace komplexní strategie, která vyžaduje větší rozsah) musí být předem schváleny organizátorem porady.
- Kdo se nepřipravil, nemá právo diskutovat.
- Diskuse musí být otevřená a bez následků pro diskutujícího. To znamená, že každý z účastníků může věcně oponovat generálnímu řediteli.
- Držte se tématu. Zde je rolí moderátora, aby diskutující usměrňoval k cíli a udržel téma.
- Každý bod musí být uzavřen shrnutím, závěrem, dalšími kroky s určením času a zodpovědností. Upřímně – někdy se to nepodaří. Je fér říct, že potřebujete další informace. Jen musí být jasné, jaké, kdo je zajistí a do kdy.
- Čas je důležitý, ale… ještě důležitější je obsah. Když agendu dokončíte dříve, nemá smysl sedět v zasedačce. Když potřebujete delší dobu na hlubokou diskusi, není hanbou porušit harmonogram.
- Čas od času všechna pravidla porušte. Udělejte poradu na stojáka na střeše budovy, nebo za chůze v parku. Spontánně svolejte brainstorming na jedno téma. Ale dělejte to jako výjimku, pravidelné porady ukotvěte do kalendáře.
- A hlavně: ve vší té strukturovanosti a organizovanosti nechte prostor humoru. I porady lépe odsýpají, když jsou lidé uvolnění a tvořiví.
- A pamatujte na výchozí předpoklad: nelze zorganizovat dokonalou poradu za účasti lidských bytostí…